Quando o projeto vai ficando maior ao longo da execução: Guia para Freelancers
Você já começou um projeto com um planejamento em mente, pra depois perceber que está ficando muito maior e mais trabalhoso do que originalmente era o combinado com o cliente? Esse fenômeno fere os resultados dos projetos, a sua margem de lucro e também o seu calendário e é chamado de Scope Creep em inglês, ou “Prolongamento de Escopo” na minha tradução livre.
Então você começa com uma ideia clara do resultado do projeto e o que ele vai necessitar, mas pouco à pouco revisões, modificações e pequenas melhorias começam a levar o seu plano por água abaixo. E antes de perceber já está na versão 27, e a sua entrega final não é nem uma luz no fim do túnel. Além disso, sua margem de lucro passa a ser inexistente por conta do tempo que já está trabalhando.
Mas deixa eu te contar um fato: Esse fenômeno NÃO é culpa do cliente. É de sua responsabilidade.
Nesse artigo, quero te passar exatamente o que precisa ser feito para que você não só resolva esse problema, mas também se previna para que isso não ocorra nos próximos projetos.
Como Resolver
“O calor do combinado desfaz a neblina do incerto”
Combinar previamente com o seu cliente o que vai acontecer ao longo do projeto vai te permitir cobrar um valor extra caso qualquer característica saia do escopo original, e também manter todos com as suas responsabilidades em dia. Afinal, normalmente um projeto têm sucesso quando todas as partes fazem o que foi originalmente combinado.
E como fazer isso?
Naturalmente, qualquer documento que permita que um acordo (mesmo que informal) aconteça, vai resolver o seu problema. Algumas pessoas preferem acrescentar as informações necessárias em contratos e outras no próprio orçamento. Eu prefiro o famoso SOW (Scope of Work) ou “Escopo de trabalho”.
O Escopo de trabalho nada mais é do que um documento com um design bonito e pouco formal que descreve o que é esperado de quem, quando e o que acontece com o orçamento e planejamento do calendário caso qualquer um desses mude ou não seja executado.
Ter tudo o que foi concordado de maneira escrita fundamenta a comunicação clara. Então, documente todos os aspectos do acordo, incluindo os dois mais importantes: linha do tempo do projeto e entregas. Para fazer o primeiro, sugiro que acrescente um tempo extra para potenciais mudanças no escopo. Isso faz com que mesmo se mudanças aconteçam, pelo menos as primeiras são absorvidas pelo tempo extra que você já tinha previsto.
Eu considero boas práticas incluir no documento qual é o seu processo para lidar com mudanças inesperadas no escopo ao longo do projeto, para que o cliente também tenha um entendimento mais claro. Talvez, o seu método inclua uma requisição formal seguida de uma avaliação dos impactos nas datas de entrega e revisões bem como orçamento. E a partir daí, antes de seguir com as mudanças, conseguir a aprovação do cliente.
Delinear isso para o cliente define a expectativa do cliente sobre o que pedir por mudanças significa:
Eles precisam ser sérios. Isso previne pedidos impensados e bobos.
Em fazer os pedidos de alterações, eles devem esperar implicações no orçamento e nas datas combinadas.
O SOW pode ser entregue antes, depois ou ao mesmo tempo do documento que representa o orçamento do projeto. A escolha é sua, e todas as possibilidades funcionam bem segundo a minha experiência.
Ao longo do projeto, você pode consultar novamente e demonstrar para o cliente o progresso para manter todos com a responsabilidade em dia.
Não tenha medo de falar com franqueza e educar o seu cliente sobre o impacto que mudanças de escopo acarretam. Ajude-os à entender a importância que se manter no acordo têm para o sucesso do projeto.
Lembre-se: esse é o seu mundo. Não deles. Você é o especialista, e eles te contrataram também por isso.
Conversas com os clientes são sempre mais fáceis quando você genuinamente está advogando para o sucesso do projeto deles.
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